Конспект лекции: Методика рационального использования времени

1. Необходимо анализировать расход своего времени, следует помнить о том огромном количестве времени, которое расходуется впустую;

2. Следует освобождать себя от ненужных работ, используя при этом (в частности) матрицу Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра (помогает выработать отношение руководителя к делам в зависимости от параметров важности и срочности): система координат - важность и срочность.

Дела делятся на категории:

• а) Дела с высокой важностью и срочностью (руководитель призван делать их самолично);
• б) Высокая важность, низкая срочность (руководитель должен установить сроки, чтобы дела этой категории не перешли в предыдущую);
• в) Низкая важность, высокая срочность (следует делегировать, перепоручить подчинённым);
• г) Низкая важность, низкая срочность (не делать вообще либо перепоручить подчинённым).

Чтобы определиться с категорией конкретного дела, следует задать себе 4 вопроса:

• - Зачем это делать?
• - Почему именно я должен это делать?
• - Почему именно сейчас?
• - Почему именно так (таким образом) следует сделать это? Можно ли рационализировать методы выполнения?

3. Нужно научиться планировать своё время, составлять ежедневные, еженедельные, ежемесячные, годовые и т.д. планы. Такие планы могут зависеть от жизненных циклов (например, пятилетний срок обучения в университете);

4. При нехватке времени, прежде чем принимать решение, следует определить возможные варианты "создания" времени. Выделяется 3 способа создания времени:

• а) Пожертвовать одним ради другого (наиболее часто применяемый способ);
• б) Повысить эффективность собственной деятельности (за счёт использования принципа Паретто, рационального использования отдыха, методик, техники и т.д.);
• в) Эффективно использовать и организовывать время - начинать работать без раскачки, не быть рабом техники, отсекать излишние информационные потоки, не страдать перфекционизмом (качество должно коррелировать с предъявляемыми требованиями).

5. Не следует загружать планируемый рабочий день более, чем на 60%; примерно 20% нужно оставить на непредвиденные дела и 20% на индивидуальное творчество;

6. Необходимо фиксировать и контролировать сроки выполнения заданий;

7. Нужно начинать работу с важных небольших дел (это поднимает настроение) или (если достаточно воли) с самых трудных и неприятных дел. Мелкие дела лучше группировать или выполнять их в перерывах между крупными;

8. Полезно принимать во внимание индивидуальные суточные биоритмы;

9. Следует избегать интенсивных незапланированных действий, не ввязываться в непредвиденные малосущественные дела;

10. В конце рабочего дня, недели, месяца, года полезно проверить, всё ли выполнено, и составить план на следующий период времени;

11. Необходимо выделить в планах приоритетные дела;

12. Необходимо помнить про отдых (обед, смену работ), не имеет смысла перенапрягаться и перегружать себя работой - позволяет поддерживать хорошее физическое состояние и устойчивое морально-нравственное состояние;

13. Нужно найти оптимальный объём планирования, учитывая индивидуальные особенности человека; лучше жить по своему распорядку дня, а не по чужому. С этой точки зрения люди делятся на 2 типа: чувственного и рационального. Люди чувственного типа не склонны к планированию, хотя подсчитано, что 10 мин, потраченные на планирование экономят до 2 ч времени.

14. Необходимо оптимально организовывать рабочее пространство (подготовить рабочие место для себя): всё должно лежат на своих местах, ничего лишнего на рабочем месте быть не должно;

15. Важно при планировании времени исходить из собственных ценностей (что важно, чего хочется достичь).

Внимание! Каждый электронный конспект лекций является интеллектуальной собственностью своего автора и опубликован на сайте исключительно в ознакомительных целях.